Repas de fin d’année d’entreprise : organiser une soirée réussie

La soirée de fin d’année est souvent le seul moment où toute l’entreprise se retrouve autour d’une table. Elle se prépare comme un petit mariage : une date, un lieu, un menu, de la musique, et une organisation pour que chacun rentre en sécurité.

Réserver tôt : décembre se remplit vite

Les vendredis et samedis de décembre sont les dates les plus demandées de l’année pour les lieux de réception. Pour avoir le choix, réservez dès septembre ou octobre. Si votre calendrier le permet, pensez aussi :

• au jeudi, souvent plus facile à obtenir ;
• à la fin novembre, avant la cohue des fêtes ;
• au mois de janvier, pour une soirée des vœux : les lieux sont libres et les équipes moins fatiguées.

Définir le format

• Le dîner assis : le plus classique, idéal pour les discours et la remise de cadeaux.
• Le cocktail dînatoire : plus convivial, il fait circuler les invités entre les services.
• La soirée à thème : casino, années folles, guinguette ; le dress code fait parler bien avant le jour J.
• Le déjeuner prolongé : pratique pour les équipes qui habitent loin, et sans problème de retour de nuit.

Choisir le lieu

Pour un groupe de 50 à 180 personnes, vérifiez :

• la capacité réelle en repas assis (et non debout) ;
• la présence d’une cuisine utilisable par votre traiteur ;
• le chauffage et l’accueil par mauvais temps ;
• le parking, et la possibilité d’affréter un car ;
• l’heure de fin imposée, et le voisinage ;
• la possibilité de dormir sur place pour ceux qui le souhaitent.

Le menu

En hiver, misez sur des plats chauds et réconfortants, faciles à servir en nombre : velouté en entrée, plat mijoté, dessert à partager. Pensez aux régimes particuliers (végétarien, sans gluten, allergies) en les demandant lors des inscriptions. Côté boissons, prévoyez une vraie offre sans alcool : cocktails, jus pressés, cidres et bières sans alcool. Pour vous inspirer, voir que servir au vin d’honneur et le buffet de fin de soirée.

L’animation

• Un mot de la direction, court : cinq minutes suffisent, avant le plat.
• Les remerciements et les cadeaux : médailles, départs en retraite, arrivées de l’année.
• Un quiz par table sur l’année écoulée, ou un photomaton.
• Un DJ ou un groupe pour la deuxième partie de soirée : voir comment choisir son DJ.

Le retour : la question à régler en premier

C’est la responsabilité de l’organisateur. Plusieurs solutions se combinent :

• une navette ou un car aller-retour depuis l’entreprise ;
• des conducteurs désignés, identifiés et remerciés ;
• des éthylotests à disposition ;
• et, la plus simple, dormir sur place : la fête n’est plus limitée par la route.

Le budget

Il se compose de la location du lieu, du traiteur, des boissons, de l’animation, du transport et des éventuels cadeaux. Fixez un budget par personne dès le départ, et demandez des devis détaillés. Les entreprises ont des règles fiscales et sociales propres pour ces événements : renseignez-vous auprès de votre expert-comptable.

La soirée de fin d’année au Pontaubeau

La salle de réception de 160 m² reçoit jusqu’à 180 personnes en repas assis, avec une scène de 34 m², un espace bar et une cuisine de 60 m² avec accès traiteur, sans traiteur imposé. Le domaine est entouré d’un terrain clos de 10 000 m², loin de toute habitation et sans heure de fermeture, avec un parking de 80 voitures. Ceux qui le souhaitent peuvent dormir sur place : le gîte compte 7 chambres et 34 couchages. En basse saison, de novembre à mars, plusieurs formules existent : elles sont détaillées sur Tarifs & disponibilités. Pour une date en semaine, contactez-nous.

Questions fréquentes

Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?

Six à huit semaines avant, avec une date limite de réponse trois semaines avant la soirée, pour laisser le temps au traiteur.

Faut-il inviter les conjoints ?

C’est un choix d’entreprise. Les inviter double souvent le nombre de couverts, mais change l’ambiance de la soirée. Décidez-le avant de réserver le lieu.

Que faire si la soirée tombe un jour de neige ?

Prévenez les invités la veille, prévoyez un horaire de départ plus tôt et, si possible, des chambres sur place. Voir aussi une fête en hiver.